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Notas de Prensa

  • EULAR 2017 ocupa IFEMA
    Es uno de los macro-congresos del continente, un momento esencial para el mundo de la salud, donde se reúnen 14.300 personas. El congreso EULAR congregó a médicos, científicos, profesionales de la salud y representantes de la industria farmacéutica de todo el mundo del 14 al 17 de junio. Se confirma una vez más el atractivo de Madrid: el congreso creció en asistencia comparado con la última edición de Londres con 18.000 asistentes comparado con 14.000. Un reto para la organización, que se enfrentó a complejidades en la organización y logística, aunque también aportó novedades. Hablamos con Antonio Guadagnoli de MCI Group, OPC que se encargó de organizar el congreso y repasamos algunos de los aspectos más destacados del mismo


    Área expositora. Grandes stands y llamativos diseños son claves para atraer al congresista: elementos que transmiten la identidad del stand a través de música, áreas de descanso con red para cargar el móvil, zonas de trabajo, cafés, refrescos, regalos, juegos de realidad virtual, etc. Un ejemplo: el stand de Roche tenía estaba inspirado en la naturaleza, con árboles rosas y ambientación con sonidos campestres. O la farmacéutica Otezla imitaba los cafés europeos con las típicas terrazas de suelo de piedra y muros vintage, donde los congresistas disfrutaban de un café mientras se informaban sobre los productos. Los congresos a menudo se preocupan por el futuro de los stands, y muchos ven la solución en la creación de experiencias.


    En datos. IFEMA acogió más de 70 stands de empresas de productos farmacéuticos, de dispositivos médicos, asociaciones y organizaciones sin fines de lucro. ¿El mayor? Un stand de 300m2. Antonio nos comenta “que a pesar de los temores, el espacio de exposición se ha mantenido estable en los últimos cinco años, algunos expositores están explotando la tecnología para crear nuevas experiencias. El 15%-20% lo hacen a través de tecnologías 3D o aprendizaje virtual”. En relación a la inversión en marketing, “han comenzado a invertir en marketing de calidad, con el objetivo de contactar y crear interacción con significado, en lugar de generar más contactos pero superficiales”, nos comenta Antonio.


    Speakers’ corners… en los stands. Este formato que se asienta cada vez más en los congresos permite ofrecer momentos de una comunicación muy cercana, pero también de asegurar la variedad de las sesiones. Antonio nos explica que en EULAR se denominan sesiones para “conocer expertos”, organizadas por los expositores en sus stands durante las pausas.
    Conectados. Durante un congreso, tener el móvil o tablet es imprescindible, así que EULAR instaló “dormitorios para móviles” en diferentes zonas del congreso. La idea era cargar el dispositivo través de una taquilla con llave, depositar el móvil y cargarlo a una fuente de electricidad para mejorar la batería.


    Headsets. ¿Overbooking en alguna de las salas? Para prepararse ante esta posibilidad, se habilitaron salas donde los congresistas podían ver y escuchar al ponente a través de unos cascos y unas pantallas que trasmitían las ponencias a tiempo real en varios idiomas. Una opción muy demandada ante la variedad de nacionalidades entre los congresistas.
    El papel resiste. Todo indicaba que las apps iban a reemplazar el papel, pero ya no parece tan evidente. La falta de espacio en el móvil, el pre aprendizaje para manejarlas y quizás ese concepto de que una app se tiene que utilizar para más de tres días hacen que el papel conserve también su interés. De hecho, este congreso da mucho protagonismo al papel, con su publicación diaria, folletos y punto de información personalizado. Antonio nos da unos datos: “8.000 periódicos impresos en total y una media de 1.500 leídos al día; 2.300 presentaciones en carteles, 45 visitas guiadas y conectadas y más de 800 presentaciones en otros formatos”.
    Y para identificar las salas de ponencias, se instalaron grandes paneles luminosos en la entrada al congreso, para que los congresistas pudieran visualizar sin problema su posición actual y las áreas donde se desarrollaban las actividades.


    Otro aspecto de esta resistencia del papel son los posters. Si hace unos años la tendencia era el póster virtual, aquí se presentaban impresos, por varios motivos. Según Antonio, “las razones principales son los costos y las interacciones. La creación de un número adecuado de pantallas para que coincida con el servicio prestado por tableros de carteles clásicos tendría un coste de 2 a 3 veces más alto. Muchos clientes sienten que la interacción cara a cara proporcionada por los carteles impresos es crucial para la experiencia del delegado, la calidad y el contenido del evento y sienten que la versión supone aniquilar esta interacción para reemplazarla por una distante, viendo cómo el presentador del cartel no necesita estar presente en su cartel más”. Antonio prevé que el papel siga siendo la opción preferida de muchos congresos, pero “la tendencia parece ser el mezclar ambas soluciones: mantener los carteles más importantes en papel para la presentación estándar y las interacciones cara a cara mientras transitan los carteles de menor calidad al formato electrónico”.
    Una colaboración de una sociedad y de un OPC con mentes verdes

    “Tanto EULAR como MCI son conscientes del impacto medioambiental, económico y social de la celebración de un gran congreso y trabajan con sus socios para asegurar que las políticas ambientales, económicas y socialmente amigables estén en su lugar”, comenta Antonio. Repasemos unas de las acciones relativas a la sostenibilidad:
    • Comida sana. Todos los buffets ofrecían opciones saludables, con siempre una selección de fruta fresca o verduras. También una oferta para dietéticos estaba disponible, aunque se priorizaron los productos locales.
    • Impresión. EULAR se comprometió a garantizar que la impresión se limitara al mínimo. Todos los resúmenes de 2017, así como el programa preliminar de 2018, estaban disponibles en línea. Esto ahorró la impresión de cerca de 24 millones de páginas.
    • Proveedores locales. EULAR y MCI querían tener un impacto local positivo. “Cuando se obtienen materiales y suministros, se daba prioridad a los socios locales para evitar un impacto negativo en el transporte y para impactar positivamente en la economía local”, señala Antonio.
    • Personas con discapacidad. Se diseñó el espacio con la idea de ofrecer la misma experiencia del congreso, cómoda para todos los asistentes. Todas las habitaciones y áreas del congreso eran completamente accesibles para los participantes con discapacidades. Las zonas tranquilas estaban disponibles en todo el recinto del congreso, principalmente dentro de la Aldea EULAR.
    • Reciclaje. A lo largo de todo el congreso, habían multitud de guiños para invitar al congresista a participar en el reciclaje, desde recycling badges a la salida hasta la posibilidad de reciclar las bolsas de los congresistas.

    Equipo/azafatas. El concepto de azafata tradicional ha cambiado; son personas que se forman específicamente en los días previos a la gran celebración. “150 azafatas bilingües se encargaban de solucionar peticiones, problemas y consultas de los congresistas; se les impartió un día de formación para que pudieran cumplir las expectativas del congreso”, detalla Antonio. ¿Cómo se comunican entre ellas? “Walkie talkie para comunicaciones generales (incluyendo sub-grupos específicos) y whatsapp para grupos pequeños o para comunicaciones entre equipos”, explica Antonio.

    Un recorrido sobre la historia del congreso. Aprovechar las áreas de recorrido y transición entre salas y auditorios para explicar al asistente a través de paneles la historia del congreso desde su inicio hasta este 2017 con motivo del 70 aniversario del congreso. Cabe destacar los posters que colocaron a lo largo del pasillo hasta la zona expositora, donde explicaban a través de fotos y documentación impresa las características del congreso desde sus inicios.
    Estrategia de difusión. Las redes sociales fueron muy utilizadas por la agencia de prensa, por representantes de asociaciones y por particulares. “Dieron lugar a más de 11.000 visitas al sitio web del congreso y las redes sociales del sitio llegaron a más de un millón de personas”. Una estrategia de difusión donde “se implementó con una estrategia digital completa, que incluía: sitio web SEO, campaña de correo electrónico, campañas de marketing digital y de medios sociales (Linkedin, Twitter y Facebook).

    Una cena muy especial. En el histórico Castillo de Viñuelas, los congresistas pudieron disfrutar de sabores locales rodeados de un área natural protegida que permite la observación de animales salvajes y aves. La cena reunió a profesionales de todo el mundo para crear networking e incluyó actuaciones artísticas. Con sentido: “las actividades recreativas y de entretenimiento estaban estrictamente limitadas por los códigos deontológicos de los laboratorios”. Se ofreció una pequeña banda en vivo con diferentes estilos de música para acompañar las fases de la cena (cóctel de bienvenida, discursos, cena, después de la cena).


    El papel de MCI. “MCI es el principal OPC y el proveedor de servicios completos para el congreso, y gestiona todos los aspectos logísticos, financieros, comerciales y de marketing del congreso en nombre y bajo el control de EULAR, además de ofrecer servicios de 360º para la organización completa del congreso. IFEMA ha sido un gran apoyo: Antonio reconoce que “es un socio excelente y muy competitivo. Los bienes y servicios alcanzaron el nivel esperado y la colaboración con el equipo IFEMA fue excelente, un destino para recomendar”.


     

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